Contoh Minit Mesyuarat Ringkas| Format Minit Mesyuarat Ringkas | Maksud Minit Mesyuarat Ringkas |
Minit Mesyuarat Ringkas
Minit Mesyuarat Ringkas adalah suatu dokumen yang memberikan ringkasan atau catatan-catatan yang diambil semasa mesyuarat. Ia merangkumi perkara-perkara penting yang dibincangkan semasa mesyuarat seperti keputusan-keputusan yang dibuat, cadangan-cadangan yang dikemukakan, dan tindakan-tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat.
Minit Mesyuarat Ringkas biasanya disediakan oleh seorang penolong setiausaha atau seseorang yang telah ditugaskan untuk mengambil catatan semasa mesyuarat. Dokumen ini kemudian disebarkan kepada semua peserta mesyuarat dan pihak yang berkaitan sebagai rujukan dan juga sebagai bukti rekod mesyuarat.
Minit Mesyuarat Ringkas sangat penting kerana ia memastikan bahawa semua orang yang terlibat dalam mesyuarat memahami apa yang telah dibincangkan dan tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat. Dokumen ini juga membantu memastikan bahawa keputusan-keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat dapat dilaksanakan dengan efektif. Oleh itu, setiap perkara yang dibincangkan semasa mesyuarat perlu dicatat dengan teliti dan disusun dalam urutan yang jelas dan mudah difahami untuk memastikan bahawa Minit Mesyuarat Ringkas adalah lengkap dan terperinci.
Format Minit Mesyuarat Ringkas
Terdapat beberapa format yang biasa digunakan untuk Minit Mesyuarat Ringkas. Antara format yang biasa digunakan ialah seperti berikut:
- Tajuk Minit Mesyuarat Ringkas: Tajuk minit mestilah menggambarkan tajuk mesyuarat yang diadakan. Ini membantu untuk memudahkan rujukan semasa mencari dokumen ini pada masa akan datang.
- Tarikh dan Masa: Tarikh dan masa mesyuarat perlu dicatat pada bahagian atas minit mesyuarat ringkas. Ini memudahkan rujukan semasa mencari dokumen ini pada masa akan datang dan untuk memastikan bahawa semua peserta mesyuarat mempunyai pengesahan mengenai masa dan tarikh mesyuarat tersebut diadakan.
- Senarai hadirin: Senarai hadirin harus dicatat pada minit mesyuarat ringkas. Ini memastikan bahawa semua orang yang hadir pada mesyuarat tersebut dapat dipantau dan diambil kira dalam keputusan yang dibuat semasa mesyuarat.
- Isu-isu yang dibincangkan: Isu-isu yang dibincangkan semasa mesyuarat perlu dicatat dengan jelas dan ringkas. Ini termasuk keputusan-keputusan penting yang dibuat, cadangan-cadangan yang dikemukakan, dan tindakan-tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat.
- Tindakan yang perlu diambil: Tindakan-tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat perlu dicatat secara terperinci. Ini termasuk siapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan tersebut dan tarikh akhir untuk melaksanakan tindakan tersebut.
- Kesimpulan: Minit mesyuarat ringkas perlu disimpulkan dengan ringkas dan tepat. Ini memudahkan rujukan semasa mencari dokumen ini pada masa akan datang dan memastikan bahawa semua orang memahami kesimpulan dan tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat.
- Pengesahan: Minit mesyuarat ringkas perlu disahkan oleh penolong setiausaha atau seseorang yang bertanggungjawab untuk mengambil catatan semasa mesyuarat. Ini memastikan bahawa dokumen ini adalah sah dan boleh digunakan sebagai bukti rekod mesyuarat.
Contoh Minit Mesyuarat Ringkas
Tajuk: Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Tarikh dan Masa: 10 Mei 2023, 2.30 petang – 4.30 petang
Hadiri:
- Encik Ali (Pengerusi),
- Puan Aida (Penolong Pengerusi),
- Encik Bakar (Setiausaha),
- Encik Cheng (Bendahari),
- Cik Diana (AJK)
Isu-isu yang dibincangkan:
- Pengerusi membentangkan laporan keuangan sekolah untuk tahun 2022
- AJK membincangkan cadangan untuk memperbaiki kemudahan di bilik guru
- Bendahari membincangkan kemungkinan untuk mengadakan kempen derma untuk membantu mangsa banjir di negeri terdekat
Tindakan yang perlu diambil:
- Setiausaha perlu mengemukakan laporan keuangan tahunan sekolah kepada ibu bapa dalam masa 2 minggu
- AJK perlu membuat kajian terperinci mengenai kos dan kemungkinan untuk memperbaiki kemudahan di bilik guru dalam masa sebulan
- Bendahari perlu membuat persiapan untuk mengadakan kempen derma dalam masa 2 minggu. Cik Diana akan menyediakan senarai barang-barang yang perlu disumbangkan
Kesimpulan:
Laporan keuangan sekolah untuk tahun 2022 telah disahkan
Cadangan untuk memperbaiki kemudahan di bilik guru akan dikaji
Kempen derma akan diadakan untuk membantu mangsa banjir di negeri terdekat
Disahkan oleh:
Encik Bakar (Setiausaha)
